Siempre hemos escuchado de la importancia de la planificación, de que para «optimizar el uso de los recursos escasos debemos planificar» … Sin embargo, a pesar de ser archiconocido, nos entrampamos en «echarle para adelante» y «en el camino se arregla la carga», quizá porque creemos que es muy importante partir rápido para no quedarse atrás.
Por otro lado, cuando un emprendedor escucha de planificación estratégica, le suena un poco a algo engorroso, costoso, que no sólo toma tiempo, sino que involucra además enfrascarse en reuniones interminables en las cuales se saca poco en limpio y se termina con una larga lista de objetivos que pronto se olvidan cuando entramos en el día a día del quehacer de cada uno.
El secreto del éxito radica en focalización, integración y consenso construido alrededor de unos pocos objetivos críticos, y un excelente despliegue de éstos a través de la organización.
Esto significa que, para asegurar una planificación estratégica exitosa, debemos:
1.- El Equipo:
Juntar a las partes involucradas de cada una de las funciones de nuestro negocio: comercial, finanzas, operaciones, marketing y revisar los resultados que se pretenden lograr y los medios que posibilitan estos resultados. Uso generalmente el modelo Bekaert que les presento a continuación
2.- Información:
Recolectar la información necesaria que se estima importante y clasificarla según su prioridad de objetivo:
- CRÍTICO: se debe realizar en el corto plazo, no hacerlo pone en riesgo la continuidad del negocio
- MEJORAMIENTO: objetivo que se hace con una prioridad media después de los críticos para producir una mejora en el proceso de la empresa
- MANTENCIÓN: objetivo que involucra la mantención de lo que funciona bien. No es tan prioritario y puede tomar más largo plazo.
3.- Objetivos:
Basado en los objetivos determinados definir las áreas prioritarias en las que se trabajarán en el corto y mediano plazo. Siempre es importante en esta etapa simplificar, combinar, dejar ir tareas que no agregan valor sino costo. Es una especie de Reingeniería del Proceso, es decir, enfocarse en QUÉ se debe hacer y luego definir el CÓMO y luego el QUIÉN y los KPIs (key performance indicators – indicadores clave de desempeño).
Ésta no debe ser una lista interminable de objetivo. Se debe focalizar en aquéllos estratégicos. Para lograr los resultados deben ser pocos y consensuados.
4.- Plan de Acción y Despliegue de Objetivos:
Una vez definidos éstos, debemos desplegarlos hacia abajo en la organización. Esto es el Despliegue de Objetivos, un acercamiento participativo para implementar los objetivos, definir los indicadores (KPIs) con los cuales se medirá su desempeño y se monitorearán. Esto se hace a través de equipos de trabajo interfuncionales a los distintos niveles, cuyos principales elementos serán:
- Transmitir los objetivos hacia abajo en la organización
- Lograr Involucramiento
- Visualización
Se determinan objetivos específicos de acuerdo al aporte de cada función dentro de la organización. Y el resultado se plasma en un Plan de Acción:
5.- Monitoreo y Ajustes:
Todo el proceso de Planificación Estratégica es cíclico. Empezamos a operar (Hacer) con nuestro día a día, atendiendo clientes, comprando materia prima, efectuando la producción, pagando sueldos, cada cual en su función. Los objetivos son parte de nuestra función. Cada cierto tiempo se monitorea los objetivos (Control). Aquí es importante la visualización para detectar cómo vamos, tendencias, y se determina si debemos hacer algún Ajuste. Quizá el escenario que visualizamos para el año fue muy optimista o pesimista o ingresó un nuevo competidor o un nuevo socio… Es por esto que nuestra planificación debe permitirse cierta flexibilidad para ir ajustando los KPIs y produciendo los avances que se esperan
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